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杭州会务公司解析做好会前准备需注意哪些方面

物业服务中会议服务属于特约服务项目,杭州会务公司就是如此。借鉴酒店会议服务的主要流程和规范,一般在高端、单一业主写字楼才会提供会议服务,杭州会务公司认为这是体现物业服务品质的窗口之一。“好的开始是成功的一半”,做好会前准备工作对成功的会议服务的重要性可不只一半,因此必须要引起重视,想要知道怎样做好会前准备,杭州会务公司认为需要注意以下几点。

杭州会务公司解析做好会前准备需注意哪些方面


一、注意确认会议需求

首先专业的杭州会务公司发现每个会议的参会人数、会议等级、会议需求都是不一样的,做好会前准备首先要确认会议需求。杭州会务公司强调要注意:1)很多订会人员对会议室情况和会议服务环境不了解,应根据客户会议类型及时提示是否有漏项以及需要注意的事项。比如:有楼外人员到访需考虑车位问题、是否要鲜花、是否需要茶歇等等。2)会议需求口头沟通确定后,应书面确认。

二、注意检查环境卫生

服务一流的杭州会务公司强调,虽然保洁员不会参与到会议服务中,但会议服务一定要考虑到环境卫生的问题,不只是会议桌面的卫生,还包括墙面、地面、高出、窗台、窗帘、椅子、会议室内各类设施、各个角落以及绿植叶子、绿植花盆等等都需要检查到位。另外杭州会务公司提醒如果是大型、有非本楼贵宾到访的会议,还要对与会人员行走路线涉及的各个区域卫生状况进行检查。

三、注意检查工程及会议设施

杭州会务公司凭着多年的经验发现工程设备设施的完好也是完美会议服务体验的重要环节,灯光、温度、通风状况是与会人员是否舒适的重要指标,另外桌椅、门窗也需要保持良好。会议服务一个很重要的特点是与人人员的行动比较集中,所以杭州会务公司提醒注意不要忘记检查卫生间卫浴设施是否良好。同时要非常仔细的检查视频会议、电话会议、会议录像等等需要用到麦克、网络、电话、录像、投影等等各类会议设施设备。特别是很多会议设施需要用到电池,一定要记录电池的更换时间、使用时间,提前更换电池,避免会议过程中电池没电的现象出现。

四、注意检查会议摆台及用品

杭州会务公司介绍会议摆台包括椅子的摆放、茶水、矿泉水、玻璃杯、烟缸(禁烟城市一般取消烟缸)、小毛巾等等,一般项目都有标准规范,关键是摆放一定要一致,能够标线的尽量标线(是直线的体现直线,是弧线的体现出弧线)。按规范标准摆台后应对找会议需求再细查,不要遗漏比较特别的会议需求。一方面要注意检查入口的物品,包括茶点、杯子等的卫生情况,还要按会议需求查看会议用品的配置。

以上就是杭州会务公司为大家解析的会前准备需要注意的几个方面,另外杭州会务公司还提醒应该要检查服务人员,应该保持良好的精神面貌以及形象,对服务人员要有一定的要求标准。同时要注意对整个会议前需要准备的项目进行逐层检查,逐项打钩,若有问题及时纠正。

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